Jak usprawnić przepływ dokumentów w firmie?

15 lipca 2021

Transformacja cyfrowa i zmiana trybu pracy na hybrydowy lub na pracę zdalną sprawiły, że menedżerowie stają przed problemem zwiększenia efektywności swoich zespołów. Ogólnoświatowe badanie przeprowadzone przez IDC, pokazuje, że problemy związane z zarządzaniem dokumentami papierowymi powodują 21% spadek wydajności organizacyjnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można szybko i łatwo zwiększyć efektywność pracy.

Do tej pory uwaga menadżerów organizacji koncentrowała się w dużej mierze na wydajności: na działaniu Lean i wymaganiu od pracowników utrzymania ciągłości działania przy coraz mniejszych zasobach. Transformacja cyfrowa sprawiła, że do pracy zaczęliśmy wykorzystywać nowoczesne narzędzia: pocztę elektroniczną, wsparcie dla pracy grupowej, programy księgowe, systemy klasy ERP i DMS. Zgodnie z założeniami ich stosowanie pozwala zwiększyć wydajność, współdzielić między pracownikami dokumenty i ułatwią obieg dokumentów.

System Zarządzania Dokumentami (ang: Document Management System - DMS) jest rozwiązaniem coraz chętniej wykorzystywanym przez przedsiębiorców. Wiele firm decyduje się na wprowadzenie tego rodzaju oprogramowania jako elementu gwarantującego użytkownikom dostępność i wspólną pracę z dokumentami. Systemy DMS najczęściej oferują intuicyjny i przyjazny interfejs użytkownika, który wspiera optymalizację procesów biznesowych firm. Dodatkowo narzędzia te są w pełni parametryzowane i można je dostosować do indywidualnych potrzeb.

Czym jest Document Management System?

DMS pozwala na przyspieszenie i automatyzację procesu obiegu dokumentów w obrębie firmy, ułatwia dostosowanie organizacji do na dynamicznie zmieniającej się sytuacji rynkowej. Nie od dziś wiadomo, że dostęp do dokumentów i bezpieczne ich przechowywanie są kluczowe, zarówno na płaszczyźnie życia zawodowego, jak i prywatnego. W zdigitalizowanym świecie kwestią czasu było wykorzystanie technologii, która ułatwiłaby nam radzenie sobie z tym zadaniem.

Rynek IT dostosował się do zmian systemowych, samego sposobu pracy oraz narzędzi, którymi dysponujemy. DMS nie tylko gromadzi, przechowuje i grupuje dokumenty, potrafi także rozpoznawać treści, które się na nich znajdują, co zdecydowanie przyspiesza pracę z dokumentami i pozwala dotrzeć do pożądanych treści w szybkim tempie.

DocuWare pozwala zarządzać obiegiem dokumentu – od momentu wpłynięcia do firmy, gdzie podlega automatycznej identyfikacji i przypisaniu unikatowych indeksów, poprzez akceptację w procesie jego obiegu, niezbędne opisy, aż po dostarczenie dokumentu do księgowości czy innych działów merytorycznych. DocuWare to system chmurowy, dzięki czemu może w nim pracować jednocześnie wielu pracowników z różnych miejsc, w sposób całkowicie bezpieczny. Nasze rozwiązanie oferuje elastyczność i skalowalność, przez co doskonale współpracuje z innymi aplikacjami i procesami biznesowymi w każdej firmie

komentuje Marcin Pichur, wice prezes sprzedaży DocuWare

DocuWare Intelligent Indexig to funkcjonalność automatycznego kategoryzowania dokumentów oraz rozpoznawania treści i pobierania danych, które opisują dokument w postaci tagów i tabel. Dzięki temu możliwe jest automatyczna archiwizacja dokumentu, a w efekcie szybkie i intuicyjne jego znalezienie w zasobach sieciowych oraz powiązanie go w ramach procesu z innymi wymaganymi w organizacji dokumentami. Taką właśnie funkcję spełnia DocuWare Intelligent Indexing – działający w środowisku chmurowym proces, wspomagający automatyczne uczenie się Systemu w zakresie przetwarzania dokumentów.

Jak wygląda proces wdrożenia systemu DMS?

Wdrożenie DMS nie jest skomplikowane. Obejmuje ono import różnych typów dokumentów z wielu źródeł, archiwizację i wyszukiwanie danych oraz przepływ zadań (ang: workflow) związanych z pracą z dokumentem. Wszystkie papierowe dokumenty zostają wprowadzone do elektronicznego obiegu. Ważne jest wyznaczenie sobie kluczowych celów w trakcie digitalizacji, co usprawni sam proces, jak i etap wdrażania pracowników w funkcjonowanie sytemu. Czas poświęcony na adaptację szybko przyniesie pożądane rezultaty w postaci usprawnienia działań firmy. Trzeba również pamiętać o długoterminowym utrzymaniu systemu. W przypadku takich rozwiązań jak DocuWare Cloud to dostawca usługi jest odpowiedzialny za nadzór nad utrzymaniem ciągłości działania Systemu, bezpieczeństwem zgromadzonych danych oraz tworzeniem kopii zapasowych.

Najczęściej nasi klienci wybierają na początek kilka obszarów funkcjonowania DocuWare: Obiegi różnych typów faktur, Teczki pracownicze, Umowy i Korespondencję. Zazwyczaj jest to początek drogi i satysfakcjonującej, obopólnej współpracy, która kończy się implementacją pełnego rozwiązania. Nasze doświadczenie pokazuje, że największymi korzyściami dla firm są: eliminacja papieru z obiegów, możliwość pracy rozproszonej – tak niesamowicie obecnie ważnej w kontekście zmienionej sytuacji biznesowej oraz szybkie wdrożenie, wykorzystujące predefiniowane środowiska chmurowe i bogatą wiedzę w zakresie popularnych procesów biznesowych

podsumowuje Włodzimierz Urbański, Kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży Komputronik Biznes