Biuro bez papierowych dokumentów? Teraz to możliwe

W ciągu ostatnich kilku dziesięcioleci uwaga menadżerów organizacji koncentrowała się w dużej mierze na wydajności: na działaniu Lean i wymaganiu od pracowników utrzymania ciągłości działania przy coraz mniejszych zasobach. Nowoczesne narzędzia: poczta elektroniczna, programy księgowe, systemy ERP, publikacje cyfrowe i setki innych technologii mają pomóc w optymalizacji pracy. Zgodnie z założeniami pozwolą zwiększyć wydajność, współdzielić między pracownikami dokumenty i ułatwią obieg dokumentów.

Jednym z największych spowalniaczy rewolucji cyfrowej jest papier. Tworzenie, a później drukowanie setek dokumentów jest nie tylko nieekologiczne, ale też wymaga czasu na procedurę obiegu. Biura przyszłości to biura bez papieru. Posiadają wiele zalet:

90 dni – tyle wystarczy by tradycyjne biuro zmienić w pełni zdigitalizowane biuro przyszłości. Przed podjęciem wyzwania jakim jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów należy przeanalizować trzy kluczowe etapy procesu – importowanie, przepływ oraz archiwizację i wyszukiwanie dokumentów. Digitalizacja przeprowadzona w przemyślany sposób przyniesie korzystny efekt na każdym z tych etapów. Najistotniejszym elementem w tym 90-dniowym okresie transformacji cyfrowej, który decyduje o tym czy inicjatywa będzie mogła zostać uznana za sukces, jest ustalenie celów digitalizacji.

Ten proces można podzielić na trzy etapy. W pierwszym etapie organizacja powinna skupić się na utworzeniu zespołu liderów i analizę procesów. Liderzy powinni czuć motywację do realizacji planu, widzieć sens i konkretne korzyści ze zmiany. Dzięki temu zachęcą innych do zaangażowania się w proces. Analizując procesy można zidentyfikować kluczowe kroki, wąskie gardła i trudne obszary.

Drugi etap przedsiębiorstwo powinno poświęcić na zaprojektowanie rozwiązania i tworzenie świadomości wśród wszystkich pracowników organizacji. Systemem, który pozwoli na wygodne i bezpieczne archiwizowanie i zarządzanie dokumentami jest DocuWare. Pozwala on na zarządzanie obiegiem dokumentu – od momentu wpłynięcia do firmy, gdzie podlega automatycznej identyfikacji i przypisaniu unikatowych indeksów, poprzez akceptację w procesie jego obiegu, niezbędne opisy, aż po dostarczenie dokumentu do księgowości czy innych działów merytorycznych. Cykl życia takiego dokumentu najczęściej kończy się w elektronicznym archiwum, które pozwala m.in. na jego skojarzenie z innymi powiązanymi dokumentami w ramach tzw. „wirtualnej teczki".

DocuWare to system "chmurowy", dzięki czemu może w nim pracować jednocześnie wielu pracowników z różnych miejsc, w sposób całkowicie bezpieczny. Jest to przydatne zwłaszcza w dobie pandemii i coraz popularniejszej pracy zdalnej.

System umożliwia składowanie i bezpieczne udostępnianie dokumentów według założonej struktury uprawnień. Obsługuje dowolne typy dokumentów, niezależnie od źródła ich pochodzenia. DocuWare importuje dokumenty, klasyfikuje je, umożliwia ich dalszy obieg i późniejsze wyszukiwanie. Dodatkowo rozwiązanie oferuje użytkownikowi zautomatyzowane wersjonowanie dokumentów oraz kojarzenie ze sobą różnych typów dokumentów (np. umowa może być skojarzona z Protokołem Odbioru Końcowego oraz z fakturą, powstałą na podstawie ww. dokumentów).

Największą zaletą DocuWare jest inteligentne przetwarzanie dokumentów, w tym również faktur. To funkcja automatycznego rozpoznawania treści i pobierania danych, które dokument opisują w postaci tagów i tabel i umożliwiają szybkie i intuicyjne znalezienie dokumentu w zasobach sieciowych oraz powiązania go w ramach procesu z innymi wymaganymi dokumentami w organizacji.

Ostatni etap to wdrożenie rozwiązania i przeprowadzenie szkoleń dla pracowników.

Zapraszamy do  kontaktu z naszym specjalistą - Włodzimierzem Urbańskim - 882 015 210