Współczesne przedsiębiorstwa, szczególnie te posiadające flotę pojazdów, stają przed wyzwaniem efektywnego zarządzania i monitorowania swoich zasobów. Wszystkie operacje związane z pojazdami, od ich ewidencji po rozliczenie przejazdów, mogą wymagać znacznych zasobów czasowych i ludzkich. Na szczęście rozwój technologii informatycznych nie pozostaje w tyle, oferując zaawansowane rozwiązania dla biznesu.
Takim wszechstronnym narzędziem jest moduł Flota w systemie enova365. Pozwala on na kompleksowe zarządzanie flotą pojazdów, umożliwiając jednocześnie integrację z innymi modułami, takimi jak Księgowość i Handel. W artykule przyjrzymy się bliżej temu funkcjonalnemu narzędziu, jego zaletom oraz sposobom, w jakie może usprawnić codzienne działania przedsiębiorstwa z flotą pojazdów.
Jedną z funkcjonalności tego modułu jest możliwość pełnej ewidencji pojazdów w firmie. Dzięki niemu użytkownicy mają możliwość szczegółowego opisu każdego pojazdu poprzez rejestrowanie wielu istotnych parametrów, np. typu i rodzaju pojazdu, marki, modelu, numeru rejestracyjnego, VIN, stanu pojazdu i wielu innych. Dodatkowo moduł pozwala na zarejestrowanie daty pierwszej rejestracji, zakupu oraz gwarancji, co umożliwia lepszą kontrolę nad cyklem życia pojazdów. Wprowadzenie informacji o numerze karty paliwowej czy też rocznym limicie kilometrów pozwala na kontrolę finansową zarządzania flotą. Dzięki temu modułowi, monitoring i kontrola floty pojazdów stają się bardziej przejrzyste i efektywne.
Najważniejszym elementem modułu Flota w enova365 są rezerwacje pojazdów oraz funkcja generowania przejazdów na ich podstawie. To narzędzie umożliwiające skuteczne planowanie i organizację wykorzystania floty w firmie. Każda rezerwacja zawiera szereg istotnych informacji, takich jak unikalny numer rezerwacji, status rezerwacji, wybrany pojazd, osoba odpowiedzialna za rezerwację, opis oraz cel planowanego wyjazdu. Dodatkowo rezerwacje zawierają informacje o typie trasy, kontrahencie oraz lokalizacji, gdzie pojazd będzie odbierany i zwracany. Kluczowe są także daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia rezerwacji, które pozwalają na precyzyjne zaplanowanie działań związanych z pojazdami.
Jednym z praktycznych aspektów tego modułu jest możliwość automatycznego obliczania długości trasy. Dzieje się to na podstawie odczytów licznika pojazdu przed i po rezerwacji, co pozwala na dokładne określenie pokonanego dystansu. Ponadto użytkownicy mają opcję dołączenia dokumentów związanych z rezerwacją, takich jak np. bilety parkingowe czy mandaty, co pozwala na zachowania kompletności informacji i ułatwia ewidencję związanych z nimi wydarzeń.
Ważnym udogodnieniem dla użytkowników jest możliwość wygenerowania przejazdu na podstawie zarejestrowanej rezerwacji. Jest to szczególnie cenne dla celów księgowej ewidencji przebiegów, gdyż ułatwia zapisywanie i dokumentowanie faktycznie przejechanego dystansu przez pojazd. Dzięki tym możliwościom, przedsiębiorstwa korzystające z Modułu Flota w enova365 mogą skutecznie zarządzać rezerwacjami pojazdów, śledzić ich wykorzystanie i prowadzić precyzyjną księgową ewidencję przebiegów, co w efekcie przyczynia się do optymalizacji w zarządzaniu flotą.
Moduł Flota zapewnia także funkcjonalną listę zawierającą szczegółowe zestawienie wszystkich zdarzeń związanych z pojazdami we flocie, np. przeglądu technicznego, awarii samochodowej lub innego zdarzenia zdefiniowanego przez użytkownika. Możliwe jest także dodanie dokumentów przypisanych do zdarzenia, co pozwala na zachowanie pełnej historii wszystkich działań związanych z danym pojazdem.
Kolejną funkcjonalnością jest możliwość kompleksowego zarządzania ubezpieczeniami pojazdów. Dla każdego zarejestrowanego pojazdu istnieje opcja dodania ubezpieczeń, a użytkownicy mają możliwość szczegółowego opisania polis poprzez wprowadzenie istotnych parametrów, np. okres ubezpieczenia, informacje o ubezpieczycielu, numer polisy ubezpieczeniowej, rodzaje ubezpieczeń oraz suma składki ubezpieczeniowej. Dodatkowo użytkownicy mogą załączyć odpowiednie dokumenty i załączniki związane z danym ubezpieczeniem.
Pozwala to także na wygodne zgłoszenie i dokumentowania tego szkody. Każda polisa ubezpieczeniowa zawarta w systemie może zostać powiązana ze zgłoszeniem, a użytkownicy mają możliwość szczegółowego opisania wszystkich istotnych parametrów związanych z tym zdarzeniem, np. numer szkody, data jej wystąpienia, pojazd, który ucierpiał w wyniku zdarzenia czy dane kierowcy i ewentualnego sprawcy. Dzięki takiej dokumentacji firma może prowadzić rzetelną i pełną ewidencję zdarzeń szkodowych, co przyczynia się do skutecznej współpracy z ubezpieczycielem.
Moduł Flota w systemie enova365 stanowi wszechstronne i zaawansowane narzędzie do kompleksowego zarządzania flotą pojazdów w przedsiębiorstwie. Dzięki możliwości szczegółowego opisu każdego pojazdu, rejestrowania parametrów technicznych, oraz danych dotyczących ubezpieczeń i rezerwacji, użytkownicy otrzymują pełen wgląd w stan floty i historię jej działania. Natomiast integracja z modułami Księgowość i Handel pozwala na dodatkowe funkcje usprawniające zarządzanie flotą. Dzięki temu zaawansowanemu narzędziu, przedsiębiorstwa z flotą pojazdów mogą efektywnie kontrolować koszty, zoptymalizować działanie floty i podjąć szybkie decyzje oparte na rzetelnych danych. W rezultacie moduł Flota w enova365 przyczynia się do zwiększenia efektywności działalności oraz minimalizacji ryzyka związanego z użytkowaniem pojazdów, co przekłada się na osiąganie lepszych wyników biznesowych.
Jeśli chcesz rozbudować swoje oprogramowanie o Moduł Flota lub zacząć korzystać z enova365 odezwij się do [email protected].
